PDF ย่อมาจาก Portable Document Format เป็นไฟล์เอกสารชนิดหนึ่ง ซึ่งต้องสร้างด้วยโปรแกรมเฉพาะ หรือส่วนเสริมที่มีอยู่ในแต่ละโปรแกรม ซึ่งเรามักคุ้นหูกับคำว่าแปลงไฟล์เป็น PDF กันเป็นส่วนใหญ่ มีเหตุผลมากจากการที่เราสามารถสร้างเอกสารด้วยโปรแกรม Microsoft Word หรือ Google Docs หรือจะสร้างงานกราฟฟิกส์ด้วยโปรแกรม Photoshop หรือ Illustrator เมื่อทำงานเสร็จเราก็สามารถแปลงไฟล์เหล่านั้นเป็นไฟล์ PDF ได้ไม่ยาก โดยไฟล์เดิมที่เป็นต้นฉบับก็ยังคงอยู่ ไฟล์ PDF จะมีความแตกต่างจากไฟล์อื่นในรูปแบบของการสร้าง และการเปิด โปรแกรมที่สามารถสร้างไฟล์ PDF ได้อย่างสมบูรณ์แบบมักจะเป็นโปรแกรมที่เราต้องจ่ายเงินเพื่อใช้งานความสามารถที่หลากหลายของไฟล์ประเภทนี้เช่น Adobe Acrobat Pro หรือหากต้องการแค่สร้างไฟล์ให้เป็น PDF เท่านั้นโดยไม่ใช้ความสามารถอื่นสามารถดาวน์โหลดโปรแกรมสำหรับสร้างไฟล์ PDF ฟรีได้ซึ่งโปรแกรมนี้ได้แก่ PDF Creator สิ่งที่คุณต้องทราบเพิ่มเติมก็คือไฟล์ชนิดนี้จะต้องเปิดอ่านด้วยโปรแกรมเฉพาะทาง จะเป็นโปรแกรม Adobe Acrobat Pro ถ้าคุณซื้อไว้โปรแกรมนี้ก็เปิดได้ แต่ถ้าคุณไม่ได้ซื้อและต้องการเปิดไฟล์เพียงอย่างเดียวสามารถดาวน์โหลดโปรแกรมสำหรับอ่านไฟล์ PDF เพียงอย่างเดียวก็ได้ เช่น Adobe Acrobat Reader

ข้อดีของไฟล์ PDF

1. เมื่อส่งไฟล์นี้ไปยังผู้รับปลายทางไม่ว่าจะส่งผ่าน Email หรือ Social Media ต่าง ๆ หากผู้รับปลายทางมีโปรแกรมสำหรับเปิดอ่านไฟล์ PDF แล้วจะสามารถเปิดได้ โดยที่ไฟล์จะไม่มีการเปลี่ยนแปลง หรือแสดงผลผิดพลาด ซึ่งถ้าคุณเคยส่งไฟล์เอกสารที่สร้างด้วยโปรแกรมพิมพ์เอกสารต่าง ๆ และเปิดด้วยโปรแกรมที่ต่างเวอร์ชั่น หรือต่างรุ่นกันมักจะเห็นว่ามีการแสดงผลผิดพลาด ซึ่งต้องเสียเวลาในการแก้ไข
2. สามารถบีบอัดไฟล์ให้มีขนาดเล็กลงได้ ซึ่งช่วยในเรื่องของการส่งไฟล์ และประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บไฟล์
3. ใส่รหัสผ่านกับไฟล์ที่มีความสำคัญ และเป็นความลับ ดังจะเห็นได้จากใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จากสถาบันการเงินต่าง ๆ หากคุณรับใบแจ้งหนี้ในลักษณะนี้ก็จะเห็นว่าเราจะต้องใส่รหัสผ่านเพื่อเปิดไฟล์
4. การรักษาความปลอดภัยในลักษณะของการกำหนดให้ไฟล์ PDF นั้น สามารถสั่งพิมพ์ หรือไม่สามารถสั่งพิมพ์ได้ ความสามารถนี้ถือว่ายอดเยี่ยม หรือผู้ได้รับไฟล์มีสิทธิ์ในการเปิดอ่าน แต่ถ้าเจ้าของไฟล์ไม่อนุญาตให้พิมพ์ออกมาทางกระดาษ ก็สามารถทำได้
5. การจัดรูปเล่มสำหรับเอกสารหลาย ๆ หน้าอย่าง E-book ก็นิยมใช้ไฟล์ PDF ในการสร้าง E-book
6. เปิดบนคอมพิวเตอร์ หรืออุปกรณ์สมาร์ทดีไวซ์อย่างแท็บเล็ต และสมาร์ทโฟนได้เป็นอย่างดีมี Application รองรับบนหลากหลายอุปกรณ์

ข้อเสียของไฟล์ PDF

1. หากต้องการใช้ความสามารถหลากหลายที่ได้กล่าวมานั้นจะต้องมีโปรแกรมเฉพาะทางสำหรับความสามารถเหล่านี้ซึ่งต้องมีค่าใช้จ่ายเพิ่มมากขึ้น
2. ไม่สามารถแก้เอกสารได้ง่าย ๆ ถ้าคุณไม่มีโปรแกรมสำหรับแก้ไขไฟล์ PDF
3. โปรแกรมสำหรับแปลงไฟล์ชนิดนี้มีมากก็จริง แต่ก็ทำงานได้เพียงระดับหนึ่ง หากต้องการความสามารถสูง ๆ ก็ต้องซื้อ หรือชำระเงินเพื่อให้ได้มาซึ่งโปรแกรมที่มีความสามารถสูง ๆ อยู่ดี

จะเห็นว่าไฟล์ PDF นั้นมีประโยชน์ในแง่ของการใช้งาน แต่สิ่งสำคัญก็คือหากต้องการใช้ความสามารถที่หลากหลายของไฟล์ชนิดนี้ก็ต้องซื้อโปรแกรมมาใช้งาน แต่ถ้าคุณแค่ต้องการเปิดอ่านไฟล์ชนิดนี้เท่านั้นก็ไม่ต้องเสียงเงินซื้อโปรแกรมแต่อย่างใด เพราะมีให้ดาวน์โหลดอยู่มากมายบนเว็บไซต์ต่าง ๆ

เรื่องที่คุณอาจสนใจ

• แปลง PDF เป็น JPG