Google Docs นั้นเป็นโปรแกรม หรือ แอพพลิเคชั่น สำหรับสร้างไฟล์เอกสาร ที่ทำงานในลักษณะของ Cloud Application ที่เราสามารถใช้โปรแกรมนี้ในรูปแบบออนไลน์ได้เลย เพียงแค่เปิดโปรแกรมเว็บเบราเซอร์ซึ่งควรเป็น Google Chrome เข้าสู่ระบบด้วย Gmail และสามารถใช้งานได้ทันที โดยไม่จำเป็นต้องติดตั้งโปรแกรมบนคอมพิวเตอร์

สำหรับอีกหนึ่งความสามารถของ Google Docs ที่เราควรต้องรู้เพราะมีประโยชน์เป็นอย่างมาก นั่นก็คือการแปลงไฟล์เอกสารเป็น pdf ไฟล์ เนื่องจากการส่งเอกสารออนไลน์ในปัจจุบันนี้นิยมส่งเป็นไฟล์ pdf กันเป็นส่วนใหญ่ ยกเว้นว่าต้องการแก้ไขจริง ๆ จึงจะมีการร้องขอไฟล์ต้นฉบับที่เป็นไฟล์เอกสารสามารถแก้ไขเปลี่ยนแปลงได้

ขั้นตอนในการแปลงไฟล์ หรือจะเรียกว่าสร้างไฟล์ pdf บน Google Docs นั้น มีขั้นตอนง่าย ๆ ดังต่อไปนี้ ไม่ว่าจะเปิดไฟล์ขึ้นมาใหม่ หรือจะเพิ่งพิมพ์ไฟล์ดังกล่าวบน Google Docs เสร็จเรียบร้อย คลิกที่เมนู ไฟล์ > ดาวน์โหลด > เอกสาร PDF (.pdf) หลังจากนั้นจะเห็นว่าไฟล์ถูกดาวน์โหลดลงมาเป็นไฟล์ PDF เรียบร้อยแล้ว เหมือนกับเราดาวน์โหลดไฟล์จากเว็บไซต์ต่าง ๆ นั่นเอง

จะเห็นได้ว่าการสร้างไฟล์ PDF ด้วย Google Docs นั้นเป็นเรื่องที่ง่ายมาก วันนี้หากคุณกำลังมองหาโปรแกรมสำนักงานดี ๆ แบบฟรี ๆ ใช้ Google Docs เถอะครับ